Die Steuersaison steht vor der Tür, was bedeutet, dass es fast an der Zeit ist Reichen Sie Ihre Steuererklärung ein – ein Prozess, der viel Zeit und geistige Energie in Anspruch nehmen kann. Selbst wenn Sie einen Experten mit der Vorbereitung Ihrer Steuern beauftragen, Du bist immer noch verantwortlich für alle beteiligten Formulare.
Sie können physische Aufzeichnungen führen oder sich dafür entscheiden, alles elektronisch zu speichern, um Unordnung zu vermeiden. Wie auch immer, im nächsten Jahr um diese Zeit werden Sie sich wahrscheinlich wünschen, Sie hätten den zusätzlichen Schritt unternommen, um all diese wichtigen Dokumente zu organisieren.
Die Frage ist: Wie können alle Dateien am besten übersichtlich und übersichtlich gehalten werden? Im Folgenden erläutern Experten, wie Sie Ihre Steuerformulare am besten organisieren.
Schneller Überblick
Der beste Weg, Steuerdokumente zu organisieren
- Gewöhnen Sie sich an, Ihre Dokumente das ganze Jahr über zu sammeln und zu organisieren.
- Wenn Sie digital speichern, nutzen Sie einen cloudbasierten Dienst und sichern Sie Ihre Dateien.
- Nach drei Jahren schreddern oder recyceln.
Machen Sie eine Routine und seien Sie konsequent.
„Die Einreichung Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung ist wahrscheinlich die wichtigste Finanztransaktion, die Sie jedes Jahr durchführen werden“, sagt Mark Steber, Chief Tax Information Officer bei Jackson Hewitt . Aus diesem Grund ist es wichtig, die Details ernst zu nehmen. „Aber das beginnt nicht erst mit dem Tag der Steuererklärung“, sagt Steber. „Es sollte eine ganzjährige Praxis sein.“
Gewöhnen Sie sich an, Ihre Dokumente das ganze Jahr über zu speichern und zu organisieren, anstatt bis zum Beginn des Jahres, in dem Sie Ihre Unterlagen einreichen, mit der Organisation zu warten. (Etwas, das Sie bedenken sollten, wenn Sie anfangen, Dinge für die Steuern des nächsten Jahres zu sammeln!) Und welches Organisationssystem Sie auch immer starten – ob Sie Dokumente scannen und elektronisch organisieren oder alle Papierversionen in Umschlägen oder Kartons aufbewahren – stellen Sie sicher, dass es sich um eine Routine handelt, an die Sie sich halten können .
Teilen Sie alles in Kategorien ein.
Stegers bevorzugte Methode besteht darin, Steuerdokumente in vier separate Kategorien zu organisieren: einkommensbezogene Dokumente (z. B. W-2 von der Arbeit oder 1099 für Verträge), Quittungen für potenzielle Abschreibungen (einschließlich medizinischer Ausgaben, Hypothekenzinsen und Grundsteuern usw.). Spenden für wohltätige Zwecke), Steuererklärungen des letzten Jahres und abhängige Informationen (einschließlich lebensverändernder Ereignisse wie der Geburt eines Babys) und schließlich alles, was nicht genau in die anderen Kategorien passt (z. B. 401K-Verteilungsabrechnungen oder Artikel, zu denen Sie Fragen haben).
„Diese Kategorien sind hilfreich, wenn Sie mit Ihrem Steuerberater darüber sprechen, welche Gutschriften und Abzüge Ihnen möglicherweise zustehen und was mit Ihrem Einkommen zu tun hat“, sagt Steger.
Erstellen Sie eine Steuer-„Abwurfzone“.
Während Steber empfiehlt, jeden Monat etwa eine Stunde damit zu verbringen, Ihre Steuerunterlagen in Ordnung zu bringen, müssen diese Dinge bis dahin irgendwo aufbewahrt werden. Michelle Urban, Gründerin von Das organisierte Haus , empfiehlt, eine bestimmte Ablagezone festzulegen – vielleicht einen Korb, eine Schublade oder einen Aktenordner – zum Speichern Ihrer Steuern, bis Sie sie tatsächlich organisieren können.
Ein vorgegebenes System verhindert nicht nur, dass Ihr Zuhause in der Zwischenzeit unordentlich wird, sondern macht auch Ihren eigentlichen Organisationsprozess weniger frustrierend und zeitaufwändig.
Befolgen Sie Best Practices für die digitale Organisation.
Das Speichern von Dateien auf Ihrem Computer verhindert unnötige Papierverschwendung und sorgt natürlich dafür, dass Ihr Zuhause nicht unordentlich wird. Wenn Sie jedoch vorhaben, Ihre Steuerdokumente digital zu organisieren, befolgen Sie unbedingt einige Best Practices, um sie sicher und ordentlich aufzubewahren.
Shannon Krause, Gründerin von Ordentliches Nest , empfiehlt die Verwendung eines Cloud-basierten Speicherdienstes wie Google Drive oder Dropbox, damit Sie Ihren Computer nicht für den Zugriff auf Ihre Dateien benötigen. „Außerdem ist es einfacher, die Dateien mit Ihrem Buchhalter zu teilen, oder wenn mehrere Personen an den Dateien mitwirken“, sagt sie.
Ebenso wichtig ist die Sicherung Ihrer Dateien, um sicherzustellen, dass Sie diese nicht verlieren, falls Ihr Computer abstürzt. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie jede Datei spezifisch und klar organisieren, wie Sie es in einem Papierordner tun würden. Krause empfiehlt, innerhalb eines Hauptordners Unterordner für verschiedene Arten von Steuerpositionen zu erstellen, die nach Steuerjahr gekennzeichnet sind (und einer einheitlichen Namenskonvention folgen).
Wissen Sie, wann Sie Dokumente loswerden können.
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, alte Steuerdokumente aufzubewahren – Sie müssen sie jedoch nicht für unbegrenzte Zeit aufbewahren. Steger empfiehlt Steuerzahlern, diese Gegenstände drei Jahre lang bereitzuhalten. Danach können Sie diese vernichten oder in den Papierkorb Ihres Computers werfen.
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