Meine Freunde und ich unterhielten uns ungezwungen darüber, wie es uns geht uns selbst motivieren um Dinge zu erledigen, und eine Freundin von mir sagte, sie klebt Post-its mit Aufgaben an und arbeitet diese dann mit visuellen Erinnerungen ab. Ich hatte das Gefühl, dass dies ein „Ding mit einem Namen“ war, und tatsächlich ist es das Kanban-Methode , eine Möglichkeit, Aufgaben optisch ansprechend zu organisieren.
Was ist die Kanban-Methode?
Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet „Schild“. Es wurde in Toyota-Fabriken verwendet, um den Überblick über nicht verkaufte Produkte und die Verwendung verschiedener Materialien zu behalten. Softwareunternehmen haben die Methode übernommen, um Aufgaben zu verfolgen und den Mitarbeitern Optionen für die nächsten Projekte zu geben.
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Die Grundidee besteht darin, dass Sie Notizen, Schilder oder Haftnotizen verwenden, um Aufgaben zu organisieren. Sie können einen Pool von „zu erledigenden“ Aufgaben erstellen und ihn nach Person, Team, Phase oder Kategorie (Arbeit, Medizin, Reinigung usw.) unterteilen. Anschließend können Sie das Schild an die Position „In Bearbeitung“ verschieben oder es einfach auf den Stapel „Erledigt“ verschieben, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist.
Viele Leute implementieren das Kanban-Methode mithilfe von Post-its oder andere Haftnotizen. Sie können Farbcodes verwenden, Haftnotizen gleicher oder unterschiedlicher Größe verwenden und eine echte Tafel oder einfach eine leere Wand verwenden, um Aufgaben von „zu erledigen“ zu „in Bearbeitung“ zu „erledigt“ zu verschieben. Manche Leute haben unterschiedliche Aufgaben, die auf verschiedene Phasen eines Projekts aufgeteilt sind, weisen Aufgaben bestimmten Personen zu, um die Last auszugleichen, oder halten sie in einem Pool für ein ganzes Team bereit. Sie können sie auch als Einzelperson nutzen, um die Produktivität zu steigern.
Wie ich die Kanban-Methode ausprobiert habe
Ohne zu wissen, dass es „eine Sache“ war, habe ich in den frühen Tagen der Pandemie in meinem Flur eine Tafel mit verschiedenen Aufgaben erstellt. Ich habe Bilder auf die Karten gemalt und sie mit Klebeband festgeklebt. Die Kinder könnten sich eine Karte schnappen und wir würden die Aktivität machen (zeichnen, einen Film schauen, ins Leere schreien). Es hat dazu beigetragen, das „Denken“ aus den stressigen und chaotischen frühen Tagen zu nehmen, als es keine virtuelle Schule oder Kindertagesstätte gab.
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Wir haben die Methode aufgegeben, verbunden mit der Hoffnung, nach ein paar Wochen jemals wieder zum normalen Leben zurückkehren zu können. Seitdem habe ich die Kanban-Methode in verschiedenen Funktionen angewendet, ohne zu wissen, was sie ist. Anstatt es für Aktivitäten für meine Kinder zu nutzen, wenn sie sich langweilen (weil für sie die einzige Aufgabe, die es zu erledigen gilt, Bildschirme sind), habe ich es für Hausarbeiten verwendet. Wenn sie dann im Haushalt mithelfen müssen, müssen sie sich nicht mit dem Einräumen der Wäsche herumschlagen. Sie können auch ihr Bücherregal organisieren oder ihre Spielsachen in Mülleimer legen. (Sie hassen das übrigens, weil es immer noch Pflichtarbeit ist.)
Ich habe die Kanban-Methode auch als Erwachsener angewendet. Beim Zusammenstellen von Paketen für die Schulauktion schreibt ein Elternteil den Geschenkgutscheinbetrag oder -gegenstand auf ein Post-it und klebt es auf einen Tisch. Während wir Pakete zusammenstellen, verschieben wir die Post-its an den Wänden, bis wir eine gute Bilanz der Auktionsgegenstände haben und nichts mehr auf dem Tisch liegt.
Abschließende Gedanken
Diese Methode funktioniert, weil sie dabei hilft, große Aufgaben wie „Haus putzen“ in kleinere Aktionen wie „Geschirrspüler ausräumen“ oder „Wäsche in den Trockner bringen“ aufzuteilen. Verständlicherweise funktioniert dieses System möglicherweise nicht für jeden, da es schwierig sein kann, zu wissen, was am wichtigsten ist, wenn alles auf einem Zettel steht. Deshalb bevorzuge ich Aufgaben, die alle das gleiche Gewicht haben, etwa Aktivitäten für Kinder oder Auktionsgegenstände. Für Dinge mit Fristen, wie zum Beispiel Artikel, verwende ich eine Tabelle, in der die Fälligkeitstermine der Reihe nach aufgeführt sind. Ich ertappe mich immer noch dabei, dass ich oft ungeordnet arbeite und die Projekte auswähle, die ich zuerst machen möchte. Da ich meine Arbeitstermine im Allgemeinen zu sehr einhalte, funktioniert dieses versehentliche Kanban gut, aber andere Leute brauchen vielleicht eine Hierarchie.
Während die Methode für die Verwendung mit physischen Karten konzipiert wurde, habe ich eine ähnliche Strategie mit der Aufgabenverwaltung in meinem Google Kalender implementiert, und es gibt mehrere Aufgabenverwaltungs-Apps mit Kanban-Programmen. Wenn etwas erledigt werden muss, erstelle ich daraus eine Aufgabe mit oder ohne Deadline. Spoiler-Alarm: Aufgaben ohne Fristen werden selten rechtzeitig erledigt. Ich werde daran denken, den Arzt anzurufen, wenn ich ein gesundheitliches Problem habe, aber ich werde mich nicht unbedingt dazu verpflichten, einen Termin für Blutuntersuchungen zu vereinbaren, wenn alles in Ordnung ist. Wenn ich jedoch den Punkt von meiner Liste streichen kann, empfinde ich das als äußerst befriedigend.
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